Checkliste: Dolmetscher für Meetings und Events buchen

Stand: September 2026

Kurz gesagt: Ein Dolmetscher braucht vor dem Einsatz die Eckdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort oder Zugangslink, Sprachkombination, Dolmetschart), das Thema mit Fachgebiet und einen Ansprechpartner. Für eine gute Vorbereitung kommen Agenda, Präsentationen, Namen der Beteiligten und ein Glossar mit Fachbegriffen hinzu. Bei Events sind zusätzlich Technik wie Dolmetschkabine oder Personenführungsanlage und die Teamgröße zu klären. Je früher diese Informationen vorliegen, desto besser kann sich der Dolmetscher einarbeiten.

Die folgenden Listen können Sie direkt für Ihre Anfrage verwenden. Nicht jeder Punkt ist für jeden Termin relevant – ein 30-minütiges Arztgespräch per Video braucht weniger Vorbereitung als eine ganztägige Konferenz. Streichen Sie, was nicht passt.

A) Eckdaten für die Anfrage

Diese Angaben entscheiden, ob ein Dolmetscher den Auftrag überhaupt annehmen kann. Fehlen sie, entstehen Rückfragen und Verzögerungen.

Datum und Uhrzeit (Beginn und voraussichtliches Ende)
Dauer inklusive Pausen – realistisch geschätzt, nicht nur die reine Gesprächszeit
Ort mit genauer Adresse, Raum und Anfahrtshinweisen – oder bei Ferndolmetschen der Video- bzw. Telefonzugang
Sprachkombination, gegebenenfalls mit Dialekt oder Varietät (z. B. Arabisch: welches Land oder welche Region?)
Dolmetschart: konsekutiv (abschnittsweise), simultan (zeitgleich) oder Flüsterdolmetschen für ein bis zwei Personen
Einsatzart: vor Ort, per Video oder per Telefon
Anzahl der Teilnehmer und der Sprecher, die gedolmetscht werden müssen
Anlass und Fachgebiet (z. B. Verhandlung, Schulung, Arztgespräch, Gerichtstermin)
Ansprechpartner vor Ort mit Telefonnummer
Rechnungsdaten und gegebenenfalls Bestell- oder Kostenstellennummer

Was welche Einsatzart kostet und welche Faktoren den Preis bestimmen, erklärt unser Ratgeber Was kostet ein Dolmetscher in Deutschland?

B) Unterlagen fürs Briefing

Dolmetscher bereiten sich inhaltlich vor. Je mehr Material sie vorab erhalten, desto sicherer treffen sie Fachbegriffe und Namen.

Agenda oder Ablaufplan
Präsentationen und Folien (auch vorläufige Fassungen sind hilfreich)
Redemanuskripte, wenn Reden abgelesen werden
Glossar oder Liste mit Fachbegriffen, idealerweise mit den im Haus üblichen Übersetzungen
Namen, Titel und Funktionen der Teilnehmer
Firmen-, Marken- und Produktnamen mit korrekter Aussprache
Interne Abkürzungen und deren Bedeutung
Protokolle oder Unterlagen früherer Termine zum selben Thema

C) Organisation und Technik

Bei Terminen vor Ort und Events

Bei Simultandolmetschen: Dolmetschkabine oder – für kleinere Gruppen und Führungen – eine Personenführungsanlage organisieren
Teamgröße klären: Bei längeren Einsätzen arbeiten Dolmetscher im Team und wechseln sich ab
Sitzplatz mit guter Sicht auf Sprecher und Folien sowie klarem Hörkontakt
Wasser am Platz
Pausen im Ablauf fest einplanen

Bei Video- und Telefondolmetschen

Plattform festlegen (welches Videokonferenz-Tool?)
Einwahllink oder Telefonnummer rechtzeitig an den Dolmetscher senden
Kurzen Technik-Check vor dem Termin vereinbaren
Headset oder gutes Mikrofon für alle Sprecher, ruhige Umgebung

Welche Einsatzart zu Ihrem Termin passt, lesen Sie im Ratgeber Online oder vor Ort dolmetschen.

D) Vertraulichkeit und Recht

Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA), wenn Geschäftsgeheimnisse besprochen werden
Datenschutz nach DSGVO klären, bei Bedarf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Aufnahmen nur mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten, auch des Dolmetschers
Beeidigten Dolmetscher anfragen, wo das vorgeschrieben ist (z. B. bei Gerichten oder Notaren)

E) Am Einsatztag

Dolmetscher kurz vor Beginn begrüßen und mit dem Ansprechpartner bekannt machen
Letzte Änderungen an Ablauf, Rednerliste oder Folien mitteilen
Teilnehmer darauf hinweisen, langsam, deutlich und in ganzen Sätzen zu sprechen
Bei Konsekutivdolmetschen in kurzen Abschnitten sprechen und Pausen zum Dolmetschen lassen
Direkt mit dem Gegenüber sprechen, nicht mit dem Dolmetscher („Sie“ statt „sagen Sie ihm“)

F) Nach dem Einsatz

Tatsächliche Einsatzdauer bestätigen
Feedback geben – auch zu Begriffen, die künftig anders übersetzt werden sollen
Glossar für Folgetermine ergänzen
Unterlagen nach Absprache zurückfordern oder löschen lassen
Bei wiederkehrenden Terminen: denselben Dolmetscher erneut anfragen

Checkliste für Meetings

Für ein Geschäftsgespräch, eine Besprechung oder ein Beratungsgespräch reicht meist eine kompakte Vorbereitung:

Eckdaten aus Liste A vollständig angeben
Agenda und Teilnehmerliste mitschicken
Wichtigste Fachbegriffe und Abkürzungen nennen
Konsekutivdolmetschen einplanen und dafür mehr Zeit ansetzen
Bei Video: Link und Technik-Check vorab klären

Den Ablauf Schritt für Schritt beschreibt der Ratgeber Dolmetscher für einen Geschäftstermin buchen.

Zusätzlich bei Events und Konferenzen

Dolmetschart festlegen – bei vielen Zuhörern und längeren Vorträgen meist simultan
Technik buchen: Kabine, Empfänger, Kopfhörer, Mikrofone; Techniker vor Ort einplanen
Teamgröße mit den Dolmetschern abstimmen
Rednerliste, Manuskripte und Präsentationen gesammelt weitergeben
Sprecher bitten, Mikrofone zu nutzen und Texte nicht zu schnell abzulesen
Zugang zur Kabine, Namensschilder und Verpflegung für das Dolmetschteam organisieren

Zur Teamgröße: Die Berufsstandards des Konferenzdolmetscherverbands AIIC (Artikel 6) sehen vor, dass Dolmetscher in der Regel nicht allein in einer Simultankabine arbeiten und ein Team in der Regel aus mindestens zwei Dolmetschern pro Sprache und Kabine besteht.

Zeitplan: Wann Sie was erledigen

Die folgenden Zeiträume sind Richtwerte zur Orientierung, keine festen Fristen. Bei seltenen Sprachen und großen Events lohnt sich mehr Vorlauf.

Wann	Was
2–4 Wochen vorher (bei Konferenzen eher früher)	Dolmetscher anfragen und buchen, Dolmetschart und Teamgröße festlegen, Technik reservieren, NDA und Datenschutz klären
1 Woche vorher	Agenda, Präsentationen, Glossar und Teilnehmerliste senden
1–2 Tage vorher	Letzte Unterlagen und Änderungen nachreichen, Zugangslink bestätigen, Technik-Check bei Video
Am Einsatztag	Kurzes Vorgespräch, Ansprechpartner benennen, Pausen einhalten
Danach	Dauer bestätigen, Feedback geben, Glossar aktualisieren

Häufige Fragen

Welche Informationen braucht ein Dolmetscher vor dem Einsatz?

Mindestens Datum, Uhrzeit und Dauer, Ort oder Zugangsdaten, die Sprachkombination, die Dolmetschart, das Thema mit Fachgebiet und einen Ansprechpartner. Für eine gute Vorbereitung kommen Agenda, Präsentationen, Namen der Beteiligten und ein Glossar mit Fachbegriffen hinzu.

Wie früh sollte ich einen Dolmetscher buchen?

Je früher, desto besser – besonders bei seltenen Sprachen, Simultandolmetschen oder Konferenzen mit Technik. Für ein kurzes Meeting per Video oder Telefon kann auch ein kurzfristiger Termin möglich sein. Die Unterlagen sollten spätestens einige Tage vorher beim Dolmetscher sein.

Was ist der Unterschied zwischen konsekutivem und simultanem Dolmetschen?

Beim Konsekutivdolmetschen spricht zuerst der Redner einen Abschnitt, danach gibt der Dolmetscher ihn in der anderen Sprache wieder. Beim Simultandolmetschen wird zeitgleich gedolmetscht, meist aus einer Kabine über Kopfhörer. Konsekutiv eignet sich für Gespräche und kleine Runden, simultan für Konferenzen und längere Vorträge.

Braucht man für Simultandolmetschen immer zwei Dolmetscher?

Simultandolmetschen ist sehr anstrengend, deshalb arbeiten Dolmetscher bei längeren Einsätzen im Team und wechseln sich ab. Die Berufsstandards des internationalen Konferenzdolmetscherverbands AIIC sehen in der Regel mindestens zwei Dolmetscher pro Sprache und Kabine vor. Besprechen Sie die Teamgröße bei der Anfrage.

Darf ich das gedolmetschte Gespräch aufzeichnen?

Nur, wenn alle Beteiligten einschließlich des Dolmetschers vorher zugestimmt haben. Klären Sie Aufnahmen und deren Verwendung bereits bei der Buchung, nicht erst am Einsatztag.

Wann brauche ich einen beeidigten Dolmetscher?

Vor allem bei Gerichten, Notaren und manchen Behörden kann ein allgemein beeidigter Dolmetscher vorgeschrieben sein. Fragen Sie im Zweifel bei der Stelle nach, bei der der Termin stattfindet, und geben Sie die Anforderung in der Anfrage an.